译者 olioch
新的一天开始时,你是否觉得很沮丧?或许是因为塞得满满的邮箱,或许是同事们的问题打断你的思绪,或者是案头堆积如山的工作。
无论是什么原因,感觉都差不多:你会觉得接下来的一整天都枯燥无味,你的压力水平已经开始上升。一旦你进入这种思维框架中,小问题也会突然变得像个大灾难。
每天开始的时候,采取正确的的方法,你会更有可能获得一个平静顺利的工作日。且听俺一一道来:
提前进入办公室
如果可能的话,提前你大多数同事半个小时进办公室。这样你就能有充分的时间安排待办事项,并且在开展主要工作式免受如同往常一样的打扰。
这并不是早到唯一的好处,你还会发现:上班路上花的时间少了,因为道路还不那么繁忙。你还能选个好的停车位。这样你就能更早的离开(假定你的公司会提供某种弹性工作时间)。
如果你只是急急忙忙赶去上班的,别谈早了,那么将所有东西都准备好——衣服、重要文件、午餐零钱等等——前一天晚上全部要搞定,这样你早上才能行动迅速。
写待办事项
如果你曾经忘记过很小但是必须要完成的任务,或者你发现你自己经常为琐事忙碌整天,那么你就需要写待办事项。写待办事项能让你:
抓住任何在脑子中的事,因此你就不会浪费脑力来想“我一定不能忘记给John打电话”这类事。
知道每天优先做的事——一到三个需要完成的重要任务。
记录下所有你完成了的事——在你的生活中,或许你都会有完成待办事项的满足感的的体验。
如果必要重新安排一天的计划——如果发现当天有太多事要做,你或许会发现有的任务需要推迟。
无需在做完一件事后下一件做什么的事上费心。
写个待办事项花不了多少时间,或许也就是5到10分钟的事。但是物有所值,接下来的一整天都会运行的很顺利
不要直接检查邮件
除非你的所有工作就是电子邮件——做技术支持——那么你真的不必要一进办公室就开始检查邮件。
这是另外一个你要提前30分钟到办公室的原因:如果你的客户知道你们通常是8:30开始工作,但是你8:00已经在办公室了,你就不会在那个时间点有回复邮件的压迫感。
鼓励同事们和客户们在真有紧急事务要处理的时候使用电话,而在不紧迫的事上用电子邮件联系。记住,如果你整天都开着收件箱,并几乎立即回复所有邮件,那么你就是设定了某种期望,无论你是如何管理你的电子邮件的,下面你会发现些有用的提示:
只在设定的时间里打开收件箱(例如上午九点,下午一点和四点)
统一处理邮件,而不是邮件一来就处理
使用软件如“AwayFind”来确定你阅读了重要的邮件(例如老板的邮件)
即便你真的需要在重要问题上需要整天开着邮箱,你也要找出几个小时来完成你自己的重要工作。同一时间只集中关注一件事,你会惊奇的发现你的工作是多么的快速和高效。
搞定每天工作的第一个小时是一整天都工作好的关键,而不是整天都觉得沮丧和匆匆忙忙,也不是感觉一天碌碌无为。试试我上面提到的方法,至少尝试一向,然后看看你的工作会有怎样的改观
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